W każdej korporacji, dużej firmie, a nawet średnim lub małym przedsiębiorstwie prócz gabinetów prezesów i dyrektorów oraz biur dla pozostałych pracowników, musi znaleźć się przynajmniej jedna sala konferencyjna. Pomieszczenie takie sprzyja planowaniu, dyskusjom i ustaleniom np. co do zmian w polityce firmy, prowadzonych działań marketingowych czy też realizacji danego projektu. Niejednokrotnie stanowi ona miejsce szkoleń, spotkań z partnerami biznesowymi, przedstawicielami innych firm, również zagranicznych. W zależności od kwestii jakiej dotyczy zebranie może trwać od kilkunastu minut (np. przekazanie ważnych informacji, instrukcji działania) do kilku godzin (prezentacje, burze mózgów itp.). Stąd też warto przemyśleć jak urządzić salę konferencyjną, aby była miejscem reprezentacyjnym, a zarazem ergonomicznym.
Podstawowe wyposażenie sali konferencyjnej, czyli stoły konferencyjne
Zdecydowanie najważniejszym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest stół, który w tym przypadku zawsze zajmuje centralne miejsce. Jako, że swobodnie powinny mieścić się przy nim wszystkie osoby biorące udział w danym spotkaniu, istotnym aspektem jest jego wielkość. Stąd też wybierając stoły konferencyjne przede wszystkim należy zwrócić uwagę na ich wielkość. Nie bez znaczenia jest także kształt mebla. Przy stołach okrągłych i kwadratowych wszyscy znajdują się na równej pozycji, natomiast przy pomocy stołów prostokątnych i owalnych łatwo ustalić hierarchię. Z reguły osoba zasiadająca przy krótszym boku znajduje się na wyższej pozycji.
Pozostałe elementy wyposażenia sali konferencyjnej
W pomieszczeniach, w których odbywają się zebrania zarządu, spotkania biznesowe, szkolenia, konferencje, prezentacje itp. poza stołami konferencyjnymi duże znaczenie mają wygodne krzesła bądź fotele. Po pierwsze chodzi o komfort pracowników, który bezpośrednio przekłada się na poziom ich koncentracji i wydajność. Po drugie, jako, że pomieszczenia te pełnią również rolę reprezentacyjną, to w nich podejmuje się partnerów biznesowych, nie wolno pozwolić sobie na to, by było im niewygodnie. Z pozoru tak mało istotne rzeczy, przekładają się na wizerunek firmy. Wreszcie niemniej istotne jest oświetlenie. Należy pamiętać, że podczas spotkań wszyscy zebrani zasiadają przy jednym stole, w związku z czym nie ma na nim miejsca na tzw. oświetlenie wspierające w postaci lamp biurkowych. Dlatego odpowiedni komfort świetlny powinno dawać oświetlenie główne (sufitowe).